Office Manager Dienstverband

Als office manager ben je een onmisbare schakel in het werkproces. Je verricht administratieve en organisatorische werkzaamheden. Je bent de spin in het web en zorgt dat alle zaken achter de schermen soepel verlopen. Je bent daarnaast de steun en toeverlaat van de directeur.

Elke eerste zondag van oktober openen sinds 1991 honderden bedrijven uit de meest uiteenlopende sectoren de deuren voor het grote publiek. Met honderdduizenden bezoekers is het event telkens een schot in de roos. Voor het kloppend hart van Voka Open Bedrijvendag,  kijken wij uit naar een goed georganiseerd autonoom, stabiel, nauwkeurig en gemotiveerde collega. Je legt  gemakkelijk contacten en bent gepassioneerd is door ondernemerschap. JE

UITDAGING

• Je bent verantwoordelijk voor het onthaal en opvolging deelnemende bedrijven en bezoekers. Inkomende telefoons/mails accuraat en snel opvolgen, behandelen en eventueel doorverwijzen naar desbetreffende collega.
• Je bent verantwoordelijk voor de algemene administratie en ondersteunt waar nodig.
• Invoeren van data en algemene administratieve opvolging in CRM, google docs.
• Je plant de calls in met de deelnemers en licht verder de wegwijs toe in hun deelname.
• Je rapporteert over verkoopstatistieken, versterken van het klantencontact, ondersteunen van de accountmanagers & analyse van de rapporten van de account managers.
• Organisatie van interne bijeenkomsten en evenementen.
• Interne en externe communicatie door het beheren van de informatiestroom.
• Je bent verantwoordelijk voor het verwerken van de facturen en het opmaken van de facturen aan de klant.
• Je waakt over het budgetbeheer.
• Je bent verantwoordelijk voor de logistieke opvolging van de promotie en organisatiematerialen.
• Je bent verantwoordelijk voor alle administratieve taken en opvolging ervan en ondersteunt waar nodig .
• Je bent een organisatietalent en verantwoordelijk voor het organiseren van evenementen

JE TROEVEN

• We zijn op zoek naar een teamplayer die overweg kan met de vele stakeholders, waarbij tact een goede eigenschap is.
• Als Master of Bachelor in bovenvermelde disciplines, heb je idealiter al enkele jaren ervaring in een soortgelijke functie.
• Een perfecte kennis van het Nederlands en Frans en een goede kennis van het Engels zijn een pluspunt.
• Zeer goede kennis van MS Office en je kan vlot werken met programma’s in het algemeen (CRM, excel, powerpoint, word, outlook, google docs,…).
• De klant is jouw prioriteit n°1, je bent nauwgezet, stressbestendig. Je ben verantwoordelijk en kent jouw prioriteiten. Je bent sociaal en communicatief.
• Een complexe organisatie schrikt jou niet af. Je creëert een duidelijke structuur en planning om optimaal alles op te volgen. Je bent georganiseerd en zeer detailgericht.
• Je bent gedreven en dynamisch. Je weet mensen te mobiliseren waardoor je projecten tot een goed einde brengt. Je kan je inleven in de wereld van de ondernemers, je collega’s en de bezoekers.
• Je werkt autonoom en neemt initiatief, maar bent ook een teamplayer die vlot netwerkt.
• Je kan strategisch denken, bent oplossingsgericht, en hebt aandacht voor eenvoud en efficiëntie in processen. Je kan de data interpreteren en specifieke actiepunten er uit afleiden.

JE KAN REKENEN OP…

• Een onderdompeling in een familiaal, maar toch beursgenoteerd mediabedrijf.
• Een boeiende functie binnen een gedreven en professioneel team waar ruimte is voor initiatief.
• Een onderneming waar jij visie, missie, strategie en waarden mee uit draagt.
• Een bijzondere uitdagende context waar je mee creëert aan innovatie en groei en ondernemerschap mee op de kaart zet.
• Een ongedwongen werksfeer waar open communicatie voorop staat.
• Een uitdagende marketing functie met grote vrijheid waar je zelf onderneemt.
• Een aantrekkelijk verloningspakket aangevuld met extralegale voordelen.
• Een opportuniteit om te bouwen aan Open Bedrijvendag van morgen en een kans jezelf hogerop te tillen dankzij boeiende opleidingen en interne academies
• Een inspirerende en motiverende familieomgeving met ruimte voor fun@work.

[email protected]